راهنمای ساخت ایمیل سازمانی و بررسی اهمیت آن در کسب و کار های اینترنتی

ایمیل سازمانی (Business Email) یک ایمیل حرفه ای است که با استادهاز دامنه اختصاصی شرکت ها ایجاد می شود. این سرویس ایمیل به شما این امکان را می دهد تا ارتباطات مربوط به کسب و کار خود را به صورت حرفه ای تر و با برند اختصاصی خود برقرار کنید. بنابراین، این ایمیل نه تنها شما را در چشم مشتریان و همکاران به عنوان یک شرکت قابل اعتماد و حرفه ای نشان می دهد، بلکه به برند سازی شما نیز کمک می کند. در این مقاله می خواهیم مراحل ساخت ایمیل سازمانی را باهم بررسی کنیم. تا پایان این مقاله همراه ما باشید و یک گام به دنیای کسب و کار حرفه ای نزدیک تر شوید.

ایمیل سازمانی چه تفاوتی با ایمیل شخصی دارد؟

احتمالا همه شما از ایمیل های شخصی استفاده های فراوانی می کنید اما زمانی که یک شرکت و یا یک کسب و کار شروع به فعالیت می کند همه چیز باید حرفه ای تر و بر مبنای اصول بیزینس باشد. به همین دلیل به شما پیشنهاد می دهیم که به جای ایمیل های شخصی خود از ایمیل های سازمانی یا تجاری برای ارسال پیام های مربوط به کار استفاده کنید. در جدول زیر برخی تفاوت های این دو ایمیل را بررسی کرده ایم.

آموزش ساخت ایمیل سازمانی

حالا که به اهمیت داشتن یک ایمیل سازمانی برای کسب و کار ها پی بردید باید به سوال مهم تری پاسخ بدهیم، این ایمیل ها را چگونه ایجاد کنیم؟ به طور کلی دو روش برای ساخت ایمیل سازمانی وجود دارد. البته نکته مهم این است که مراحل قابل اجرا در هر دو روش مشابه است. پس ابتدا این روش ها را با هم بررسی کرده و سپس به سراغ آموزش مرحله به مرحله ساخت ایمیل می رویم.

۱.استفاده از ایمیل های تحت هاست: اگر شما برای طراحی سایت خود هاست اختصاصی تهیه کرده باشید، کار بسیار ساده خواهد بود. بیشتر شرکت های داخلی و خارجی ارائه دهنده خدمات هاستینگ و میزبانی وب، سرویس ایمیل اختصاصی را به عنوان خدمات جانبی و بدون هزینه مازاد برای کاربران خود در نظر می گیرند. البته محدودیت در تعداد ایمیل ها به شرکت مربوطه و سرویس انتخابی شما بستگی دارد.

۲.خرید ایمیل سازمانی: در برخی مواقع شرکت ها به سرویس میزبانی یا هاست نیاز ندارند اما میخواهند ایمیل سازمانی داشته باشند. در چنین شرایطی می توانید سرویس ایمیل سازمانی را از شرکت های ارائه دهنده خدمات وب خریداری کنید. زمانی که شما یک ایمیل سازمانی خریداری می کنید، نصب، راه اندازی و پشتیبانی برعهده تیم پشتیبانی شرکت خواهد بود و در نتیجه شما یک سرویس حرفه ای و کاربردی خواهید داشت.

لازم به ذکر است که با استفاده از ابزار های متن باز هم می توانید ایمیل سازمانی بسازید اما این روش چندان پیشنهاد نمی شود. چراکه هم به داشتن یک هاست نیاز دارد و هم امنیت کافی را برای شما فراهم نمی کند.

مراحل ساخت ایمیل سازمانی

برای ساخت ایمیل سازمانی می توانید از  Microsoft 365  و یا Google Workspace  استفاده کنید. در این بخش مراحلی که باید در هر روش طی کنید را برای شما توضیح می دهیم.

ثبت دامنه، اولین گام ساخت ایمیل

در اولین اقدام باید یک دامنه ثبت کنید. شرکت ها ارائه دهنده سرویس های وب و میزیانی امکان ثبت دامنه را نیز برای شما فراهم می کند. در حالت ایده آل باید نام دامنه شما با نام برند یکسان باشد. چنانچه این دامنه در دسترس نباشد باید نزدیک ترین گزینه به نام برند را انتخاب کنید.

ایجاد حساب کاربری و ساخت ایمیل

مطابق با چیزی که در ابتدا گفته شد، در صورت داشتن سرویس هاست می توانید از خدمات آن برای ساخت ایمیل سازمانی خود استفاده کنید. برای ساخت ایمیل تجاری با بهره مندی از خدمات هاستباید به سی پنل مراجعه کرده و مراحل زیر را طی کنید.

ابتدا وارد اکانت میزبانی خود در سی پنل شوید و در بخش ایمیل ها گزینه  Email Accounts را انتخاب کنید. حالا می توانید لیست ایمیل های ساخته شده با استفاده از هاست را مشاهده کرده و با گزینه Create ایمیل جدید بسازید. در ادامه، ویژگی ها و مشخصات مد نظر خود برای ایمیل را وارد کرده و ساخت آن را شروع کنید. توجه داشته باشید که ممکن است روی یک سرویس میزبانی چند دامنه فعال وجود داشته باشد. در این صورت، شما باید دامنه مد نظر خود را انتخاب کنید. در غیر این صورت دامنه به صورت پیش فرض انتخاب می شود.

در نهایت می توانید تنظیمات تخصصی تر مثل تعیین میزان فضای اختصاص یافته برای سرویس ایمیل، ساخت فولدر برای آدرس دهی خودکار و … را نیز تنظیم کنید و حالا ایمیل شما با نام اختصاصی ساخته شده و قابل استفاده است.

سرویس‌های ایمیل حرفه‌ای

اگر فقط ایمیل سازمانی می‌خواهید، می‌توانید از سرویس‌های Google Workspace (Gmail for Business)، Zoho Mail، Microsoft 365 استفاده کنید.

برای مطالعه بیشتر: راهنمای ساخت اکانت در گوگل ادورز

Microdoft 365

استفاده از Microdoft 365  یکی از روش های بسیار حرفه ای برای دریافت ایمیل سازمانی است. در این روش امکان دسترسی به word، Excel و powerpoint نیز برای شما فراهم می شود. البته برای استفاده از خدمات این سرویس باید ابتدا اشتراک تهیه کنید. پس از خرید اشتراک می توانید مراحل زیر را برای ساخت ایمیل سازمانی طی کنید:

• دریافت نام دامنه
• با مراجعه به Google Workspaceیک طرح خریداری کنید
• ویژگی های Admin Console را تنظیم کنید
• تأیید دامنه
• ایجاد آدرس ایمیل

اتصال ایمیل به کلاینت‌های ایمیلی

اگر می‌خواهی ایمیل سازمانی خود را در برنامه‌هایی مانند Gmail، Outlook، Thunderbird مدیریت کنی، باید آن را به این کلاینت‌های ایمیل متصل کنی. برای این کار، باید در تنظیمات ایمیل، یکی از پروتکل‌های IMAP یا POP3 را فعال کنی. IMAP برای همگام‌سازی ایمیل‌ها در چندین دستگاه (موبایل، لپ‌تاپ و …) مناسب‌تر است، درحالی‌که POP3 ایمیل‌ها را دانلود کرده و روی یک دستگاه ذخیره می‌کند. سپس باید اطلاعات سرور ورودی و خروجی (مانند mail.yourcompany.com، پورت‌های مربوطه و رمز عبور) را وارد کنی تا بتوانی ایمیل‌ها را در دستگاه موردنظرت دریافت و ارسال کنی.

کاربرد های ایمیل سازمانی

خب پس از طی همه این مراحل حالا باید دید اصلا این ایمیل های سازمانی به چه دردی میخورند. در ادامه به برخی از کاربرد های ایمیل های سازمانی اشاره می کنیم:

🔹 ارسال و دریافت مکاتبات رسمی با مشتریان و همکاران
🔹 ثبت‌نام در سرویس‌های حرفه‌ای با اعتبار شرکت
🔹 مدیریت درخواست‌های پشتیبانی و ارتباط با کاربران
🔹 ایجاد اتوماسیون ایمیل مارکتینگ برای تبلیغات و اطلاع‌رسانی

حرف پایانی

ایمیل سازمانی یکی از ابزارهای ضروری برای هر کسب‌وکار حرفه‌ای است که باعث افزایش اعتبار، امنیت و مدیریت بهتر ارتباطات می‌شود. با داشتن یک آدرس ایمیل اختصاصی، می‌توان اعتماد مشتریان را جلب کرد و ارتباطات تجاری را ساختارمندتر پیش برد. فرآیند ساخت ایمیل سازمانی شامل خرید دامنه، انتخاب سرویس مناسب، تنظیم DNS و راه‌اندازی ایمیل است که بسته به نیاز کسب‌وکار، می‌توان از سرویس‌های رایگان یا پولی استفاده کرد. اگر به دنبال ایجاد یک ایمیل حرفه‌ای برای برند خود هستید، حالا زمان آن رسیده که اقدام کنید و حضور در دنیای دیجیتال را پر قدرت تر ادامه دهید